Les entreprises externalisent
la gestion de leur Intranet documentaire

Cédric TOURNAY

15 juin 1999

Apparus récemment, les ‘Intranet knowledge stores’ se développent à la frontière des réseaux privés et du Web

La mise en place des Intranet occupent les entreprises depuis trois ans. Le concept s’est progressivement enrichi, à mesure que les organisations intègrent les opportunités offertes par ce nouveau support, né dans le sillage de l’Internet et de ses protocoles de communication.

Les applications documentaires comptent parmi les principales fonctions assignées aux Intranet. Qu’il s’agisse d’organiser la veille concurrentielle et technologique, de structurer le savoir interne ("l’arbre de la connaissance" propre à chaque organisation) ou de faciliter la formation continue des collaborateurs de l’entreprise, une documenthèque électronique constitue à de multiples égards un outil stratégique pour une entreprise. Lorsque la fonction documentaire d’un Intranet est bien organisée, chaque collaborateur peut accéder en temps réel à l’information dont il a besoin pour une tâche donnée. Gain de temps, gain d’efficience, processus d’optimisation continu : les résultats produits par un Intranet efficace sont cruciaux.

Or, les entreprises, petites ou grandes, éprouvent les pires difficultés à mettre en œuvre un Intranet documentaire qui puisse leur permettre d’atteindre ces objectifs. Pour les petites structures, le coût de mise en œuvre et de gestion d’un tel outil est prohibitif par rapport au bénéfice qu’elles peuvent en retirer, en tous cas à court terme. Elles auront toujours des chantiers prioritaires, directement productifs. Les grandes entreprises, pour leur part, ont accumulé des procédures et des matériaux informationnels multiples, difficiles à concentrer et à restructurer sur un média électronique. Cela suppose, notamment, de clarifier les responsabilités et les tâches de chacun (qui peut accéder à quelle information et dans quelles conditions ?). En outre, les chantiers prioritaires (Euro, an 2000, ERP) ont différé depuis trois ans les projets documentaires.

Pour répondre à cette difficulté, des opérateurs proposent désormais de gérer, pour le compte des entreprises, leur documentation, sous la forme d’un service en ligne privé (Intranet). Dans les secteurs d’activité à forte orientation informationnelle (informatique, conseil, santé, etc.), le recours à ce type d’outils se développe. Sun, Arthur Andersen, Hewlett-Packard testent actuellement de telles solutions, proposées essentiellement par les sociétés Fatbrain et Rowe.com.

Fatbrain est une jeune entreprise américaine spécialisée dans l’édition professionnelle et technique. Elle propose aux entreprises d’intégrer dans leur Intranet une base documentaire, à la charte de l’entreprise et en personnalisant le service selon ses demandes : adaptation du catalogue proposé, mode de contrôle des achats, type d’acheminement, etc. Une entreprise peut ainsi choisir de mettre en avant certains titres, pour inciter ses collaborateurs à se former sur un sujet ou une technologie stratégique pour l’entreprise. Fatbrain annonce 300 000 titres, provenant de 8 000 éditeurs. Des revues aux ouvrages techniques de référence en passant par les supports audiovisuels de formation ou des rapports d’étude, tous les supports proposés coûtent en moyenne 40% moins cher que dans une librairie traditionnelle. L’externalisation des Intranet documentaires s’explique aussi par cette baisse des coûts. Pour les collaborateurs d’une entreprise cliente de Fatbrain, l’intérêt immédiat réside dans les gains de temps offerts par le système, justement appelé Find It now !

Concurrent direct de Fatbrain, Rowe.com permet l’accès à un catalogue de cinq millions de livres et 43 000 périodiques. Pour structurer une offre de savoir aussi pléthorique, Rowe.com a négocié un partenariat avec le premier libraire américain, Barnes & Noble. Appelé Kstore (comme Knowledge Store), le service proposé par Rowe.com s’intègre lui aussi dans les Intranet des entreprises, à qui une promesse ambitieuse est adressée :

Suite et fin (2/2)

15 juin 1999